Adeus, Microsoft Office

Sherri McLeish do Instituto Forrester relata que 80% das empresas ainda utilizam Microsoft Office. Embora seja uma queda expressiva dos 95% relatados em 2006, fico me perguntando por que tantas companias ainda pagam pelo MS Office, considerando a situação econômica e o número de alternativas de baixo custo ou até mesmo livres.

A mudança do Office 2007

Durante anos o MS Office usou menus e caixas de ferramentas, uma metáfora simples com a qual muitos de nós se acostumou a usar. Não há nada de errado na mudança em si, mas quando a Microsoft mudou para o "Ribbon" ("Faixa") do Office 2007, eles mudaram completamente a forma como as pessoas lidam com o software (ou, como foi escrito em um outro artigo: "um passo para frente, dois para trás"). Isso significa que a nova versão exigiu que companias treinassem seus usuários para que eles fizessem as mesmas coisas que antes eles sabiam instintivamente.

Esta poderia ser a razão pela qual a Microsoft perdeu 15% de market share entre 2006 e 2009. Empresas poderiam ter decidido: "se vamos investir numa abordagem inteiramente diferente, e se temos que treinar nossos usuários de qualquer jeito, vamos ao menos olhar para as alternativas". Eu não sei se foi isso mesmo o que aconteceu, mas faz sentido.

Alternativas viáveis

Mesmo antes do lançamento do Office 2007, existiam inúmeras opções como o Google Docs e Zoho, para citar apenas algumas alternativas online, e o OpenOffice, o pacote de ferramentas de escritório livre. Google e Zoho têm versões de baixo custo para empresas, e o OpenOffice oferece as ferramentas mais importantes de produtividade: editor de textos, planilha e apresentação, de graça (isto é: zero, zippo, zilch).

O ponto negativo dessas ferramentas é que você tem diversos graus de compatibilidade com usuários do Microsoft Office (e como 80% do mercado usa MS Office, este é um fator importante). Mas se você mantiver seus documentos simples, sem opções avançadas de formatação, a troca de documentos funciona bem. [N.T: O OpenOffice é capaz de exportar documentos para PDF, o melhor formato de intercâmbio para impressão.]

Regra dos 80/20

Vamos admitir que a maioria dos usuários em uma empresa criam documentos realmente simples e, para eles, você poderia escolher qualquer uma das alternativas livres ou de baixo custo. Você não precisa abandonar o MS Office completamente, mas apenas reduzir o número de licenças. Você pode manter cópias do MS Office para os usuários do departamento de contabilidade, que realmente necessitam do Excel, mas pode mover todo mundo que faz uma simples edição de texto ou uma apresentação eventual para a alternativa.

O MS Office não vai desaparecer de uma hora para a outra, mas se você busca uma maneira de reduzir seus custos operacionais, faz muito sentido migrar os usuários que não necessitam de todas as funcionalidades do Office para um pacote alternativo, ao mesmo tempo em que provê um número limitado de licenças do Office para aqueles que realmente necessitam.

É uma abordagem inteligente e pode poupar um monte de dinheiro para sua empresa." (Fonte: Moving on From Microsoft Office)